10 טיפים לארגון אירוע מוצלח

נושא זה נראה די ברור ומובן מאליו, אבל חשוב לגשת אליו בראייה מאוד ביקורתית. נסחו את מטרת האירוע באופן מדויק ככל האפשר: האם אתם מעוניינים להעביר ידע למשתתפים? להביע הכרת תודה לשותפים? לגייס כספים לפרויקט או להציע לאורחים חוויה בלתי נשכחת?

פורמט האירוע יעזור לכם להשיג את המטרה שהגדרתם. פורמט האירוע יכלול את קונספט האירוע, מועדו, משך הזמן, מבנה האולם, קייטרינג , הגברה וכו'.

תוכנית האירוע צריכה לכלול את היבטי הלוגיסטיקה, תוכן ושיווק האירוע. מומלץ ליצור מסמך זמין לכל הצוות, בו כל אחת ואחד מהעובדים יוכל לראות את המשימות שלו ושל האחרים ואת התמונה הכוללת.

התחילו בהכנת רשימה של המשימות העיקריות, ולאחר מכן פרטו ככל האפשר כל אחת מהן לפעולות ספציפיות שיש לבצע. חשוב להגדיר במסגרת התוכנית את מסגרת הזמן הדרושה להשלמת כל משימה. קחו בחשבון שלעיתים קרובות תוכנית העבודה העריכה בחסר את ביצוע המשימה והיישום איטי מכפי שציפיתם.

לצורך בניית התוכנית כדאי להשתמש באקסל פשוט שאף פעם לא מאכזב.

התבוננו ברשימת המשימות ושקפו אותן בתקציב שלכם. כדאי גם לשים בצד תקציב למצבים בלתי צפויים. לדוגמא, אם האירוע מתקיים בחורף תחת כיפת השמיים, צפו מראש גשם והיערכו לתרחיש בו תאלצו להעביר את האירוע למקום אחר, תוך שינוע מהיר של הציוד הנדרש. עדיף להיערך מראש להתקלות ולמצבי קיצון, גם מבחינה כלכלית.

אם אתם רוצים להפתיע לטובה את האורחים שלכם, חשבו על הכול עד לפרט הקטן ביותר: איך הם נרשמים? מי יקדם את פניהם בכניסה? איזו מוזיקה תנוגן? איך יראו המצגות? איך הצוות יהיה לבוש? מה לעשות בהפסקות? נסו להפתיע את המשתתפים וליצור את אפקט ה-WOW. נסו לעלות על הציפיות שלהם בדברים הפשוטים והקטנים ביותר.

תמיד בדקו את המיקום באופן אישי כבר בשלב הבחירה, אחרת אתם עלולים לגלות ברגע הכי קריטי שהמזגן לא עובד כמו שצריך באולם, אין שירותים לנכים או שהציוד לא עובר דרך הדלת. לכן, בדקו סוגיות אלו מראש. כמו כן, הכינו תוכנית מגירה למקרה ולא ניתן לקיים את האירוע במקום שבחרתם מסיבה כזו או אחרת.

חשוב מאוד לחלק משימות בין חברי הצוות לא רק בשלב ההכנה אלא גם במהלך האירוע. הקצאת האחריות חייבת גם להיות לפי תחומים. לדוגמא, מישהו אחראי על תחום ההרשמה, מישהו אחר מברך את הדוברים, אדם אחר אחראי על הציוד, קייטרינג, תקשורת עם העיתונות וכו'. כל אדם צריך לדעת מראש את התחום עליו הוא מופקד לאורך כל האירוע. תנו לכל אחד מחברי הצוות מסמך עם האחריות המוטלת עליו, כך שכל משתתף ידע למי לפנות בכל נושא ספציפי.

אל תזלזלו בזמן הנדרש לקידום האירוע, סוג האירוע, קהל היעד שלו, המשאבים הפנימיים והתקציב. כל אלה יקבעו את הגישה השיווקית שלכם. כאשר אתם בוחרים את השותפים שלכם בשיווק האירוע, התמקדו במי שמכוון לקהל היעד שלכם. מול שלל הפרסומים, חשוב גם ליצור הודעה אחידה אחת שתשודר בכל הערוצים. וודאו שהיא קצרה, קולעת ומעבירה במדויק את רעיון האירוע ומטרתו לקהל שלכם.

ודאו כי הצוות שלכם שירותי ברמה גבוהה מאוד. הם חייבים להיות ידידותיים למשתתפים, לדוברים ולשותפים העסקיים שלכם. לאורך כל האירוע חשוב לטפל בבעיות או בשאלות של המשתתפים ולעמוד בציפיות שלהם, גם אם אתם מרגישים מותשים ולא הכול הולך לפי המתוכנן. בסופו של יום, מה שאנשים זוכרים הוא איך התייחסו אליהם והאווירה של האירוע, ופחות מה שהדובר אמר על הבמה.

ודאו כי הודעתם למשתתפים כיצד להגיע למקום האירוע, הזמנתם את כל האורחים החשובים, והכנתם את החומרים המודפסים, תוכן אודיו ווידאו. בדקו האם כל אחד מהצוות מבין את המשימות וההתחייבויות שלו והאם המרחב מוכן. לשם כך אני ממליצה להכין רשימת checklist שתחסוך המון כאב ראש. רשימה כזו יכולה לסייע גם בבדיקה שאתם עורכים ביום האירוע בכדי לוודא שהכול נמצא במקום.

הקפידו להדפיס את תוכנית האירוע, מסרו עותק לכל אחד מחברי הצוות והמתנדבים. בנוסף, הכינו רשימה עם מספרי הניידים של כולם, כולל תחומי האחריות, ליצירת קשר זה עם זה במקרה חירום.

אתם בטח תהיו עייפים ומאושרים אחרי האירוע, אבל יהיה לכם קשה לתת הערכה אובייקטיבית של איך הכול עבר. זו הסיבה לבקש מהמשתתפים למלא טופס הערכה מודפס בסוף האירוע או טופס מקוון שישלח אליהם לנייד. בקשו מהם להעריך היבטים שונים באירוע: לוגיסטיקה, נואמים, מיקומים ועבודתם של המארגנים. מידע זה יעזור לכם להימנע מטעויות בעתיד ולשפר את איכות האירועים שלכם. במידת האפשר, קבלו גם משוב באמצעות הרשתות החברתיות או צילום משוב בווידאו בסוף אירוע. זה יסייע לכם שיווקית במידה ותרצו לקיים את אותו אירוע שוב בעתיד.

לסיכום , כל אירוע שתארגנו, בכל תחום ובכל נושא, חשוב להיות אופטימיים, לתכנן הכול מראש ולא לפחד מהפתעות .

שיהיה לכם בהצלחה!

**הכותבת היא מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 50 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסים מקצועיים: קורס הפקת אירועים , ניהול כללי, לוגיסטיקה ומחסנים, ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים.