1. ההנהלה חייבת לתכנן מעבר משרד ביחד עם העובדים
תשכחו את כל מה שלמדתם בביה"ס למנהל עסקים. זו אולי החברה שלכם, הכסף שלכם וההחלטה שלכם אבל אתם לא לבד בחברה. יש לכם עובדים מוכשרים וחרוצים שהם חלק מההצלחה שלכם וגם חלק בלתי נפרד מהחברה. אנחנו לא מדברים רק על הודעה לקונית או שיתוף מידע, אנחנו ממש מתכוונים לשיתוף פעולה, כן! אתם תופתעו עד כמה רעיונות ועצות יהיו לעובדים שלכם או למנהלי הביניים, איך לעשות את זה יותר טוב ויותר חכם.
2. שינוי קונספט מ"אריזה משמרת" לתכנון אריזה מייעלת
עצרו רגע, עשו Delete בדעות הקדומות ועכשיו תפנימו: החלק של האריזה הוא לא עוד מרכיב בתהליך המעבר. אריזה היא כנראה הרכיב הכי חשוב בהובלות ועל אחת כמה וכמה בהעברת משרדים גדולים. מעבר לשמירה אופטימאלית על הדברים באמצעות עיטוף והגנה מקסימאלית עם החומרים הכי טובים והשיטות המתקדמות, מעבר לחסכון בנזקים ושריטות, עצם המיון שלפני הסגירה והסידור שאחרי הפתיחה של הקרטונים והניילון, הוא הוא שמאפשר לכם חסכון עצום בסדר וארגון שמשמעותם חסכון בזמן ומוריד לגמרי את כול החיפושים וההתרוצצויות איפה זה ואיפה זה. כשמארגנים נכון את כל הציוד והחפצים וממיינים נכון ומתזמנים מה ייארז עם מה, מה ייפתח קודם, למי לשייך ובאיזה מחלקה\עמדה יחכה הארגז ובאיזה שלב בהובלה יגיע ליעדו. הכל מתוקתק ומוריד מכם עבודה מפרכת בשלב ההתמקמות מחדש.
3. תנו לחברת הובלות הזדמנות להיות חלק מההצלחה שלכם
היי, כבר למדתם שבחיים צריך לשחרר אז למה לא בעבודה?, אל תחששו לקבל עצות או הוראות גם אם האוזניים שלכם לא רגילות להאזין למי שמתחתיכם ביום יום. אפילו שאתם מנהלים ויודעים מה אתם צריכים ומה הדרישות תהיו גמישים ופתוחים מחשבתית, האצילו סמכויות, פזרו משימות לשותפי תהליך ותנו לכל מי שיכול ורוצה לסייע, במיוחד אם הוא בעל מקצוע מיומן ומנוסה שעושה את זה "כל שני וחמישי" ויכול לחסוך לכם כאב ראש והתחמקות מתקלות ובעיות שעלולות לצוץ בלי היערכות מוקדמת ובלי פתרונות יצירתיים מצד חברת ההובלה.
4. תזמנו חופשה מרוכזת במשך העברת המשרדים
אם העובדים אוטוטו צריכים לקבל חופשה מרוכזת או שבחברה מארגנים טיול וכדומה, הקדימו או דחו את העניין שיחפוף את פרק הזמן של העברת המשרדים. כך, תוכלו לחסוך לכם ולעובדים ימים מבוזבזים.
5. אל תתעצלו, תכננו הכול מראש ועשו סימולציה לפרטי פרטים
שבו ביחד עם נציג בכיר, עברו על לו"ז שמורכב שלבים שלבים עם דד-ליין לכל משימה, הרכיבו תרחיש עם עיכוב או תקלה וכיצד צריך לטפל בה אם וכאשר. עברו על כל הסעיפים הארוכים והאותיות הקטנות בחוזה כדי להבין איך התמחיר מורכב ואיך לא לחרוג מהתקציב בשל גחמה לא פונקציונלית ברגע האחרון, רשמו משימות לפי תעדוף. לעיתים בחשיבה כלכלית כדאי מאוד לשקול להציע בונוס לחברה אם עמדה ביעדים לפני הזמן.
6. אל תתחייבו על שנה נוספת, שלבו העברת משרדים לאסנה זמנית
אם עומדת להסתיים תקופת השכירות או לחילופין אתם חייבים למכור את הנכס בשל התחייבויות קודמות או אילוצים שונים, ברם, הבניין החדש או המשרדים שאתם אמורים להחכיר \ לרכוש אינם מוכנים עדיין אל תיכנסו לתקופת התחייבות נוספת דבר שיעכב אתכם עוד ועוד בשל קושי לסנכרן יציאה-מעבר-כניסה וכן יגדיל את ההכנסות ויאפיל על ההתקדמות שתוכלו לעשות במקום החדש. כמו הלוואת גישור גם התחום זה יש פתרונות. העבירו את כל התכולה למחסני אחסון באחת החברות שדואגות לשמור על הדברים היטב וערוכים לקבל כל תכולה לכל תקופה במחסנים להשכרה על בסיס חודשי לפי גודל או כמות התכולה היחסי שלכם. מיד שהמשרדים מתפנים אתם מזמינים הובלה מהמחסן ויוצאים לדרך.
7. יש לכם בניין משרדים? עברו מחלקה מחלקה
מי אמר שצריך לעבור בצורה מרוכזת לפי הנוחות של המובילים, תכננו בצורה מאורגנת את המחלקות "פרה פרה" ותמשיכו לעבוד "כרגיל" עד כמה שאפשר במקביל, כלומר רק המחלקה העוברת כרגע מושבתת זמנית, שאר המחלקות ממשיכות לעבוד. המחלקה סיימה לעבור? יופי היא כבר מתחילה לעבוד במשרד החדש והמחלקה הבאה בתור תושהה עד שגם היא תעבור וכן על זה הדרך.
8. בחרו בחברת הובלות רק לפי רזומה והמלצות רלוונטיות
ככל שהנציג עמו שוחחתם רציני ואדיב, ככל שהצעת המחיר שקיבלתם נוחה ומשתלמת וככל שהחברה עשתה עליכם רושם אמין ומקצועי, עדיין, חובת ההוכחה על חברת ההובלה ולא עליכם. עם כל הכבוד יש המון חברות שאינן מנוסות מספיק או שאין להם יכולת לארגן כמות סבלים משאיות ואורזים במידה מספקת. כאשר מציגים בפניכם לא רק רזומה נרחב של עבודות הובלה בסדר גדול אלא גם מירב המלצות ומכתבי הערכה על שביעות רצון, אפשר לכבות את הניווט - הגעתם ליעד!
9. ביטוח הובלות מקיף לא עולה לכם כסף אז למה להתפשר?
התעקשו על פוליסת ביטוח סחורה במעבר עם הכיסוי הנרחב ביותר ובדקו היטב: מה כולל הביטוח, מה הסעיפים החריגים או ההגבלות בפוליסה, כמה השתתפות עצמית ומתי אפשר להפעיל את הפיצוי רטרואקטיבי אם תקלה התגלתה לאחר זמן, על איזה ערך יש כיסוי והאם הופעל בעבר (דבר המלמד על חברה רשלנית או אחראית).
10. תפשילו שרוולים והתכוננו להתמקח
בדרך כלל הנטייה לחפש שירות לפי תקציב אנו מציעים לכם קודם כל לבחור את הכי טובים ואז "להתאים את המחיר" לרמת ציפיות שלכם. אנו מפצירים בכם: אל תפסידו הובלה טובה רק בגלל מחיר שנראה יקר!. אם מצאתם חברת הובלות טובה שיש לה רזומה והמלצות, נציג מיומן שנותן שירות אישי ובכלל, עשתה עליכם רושם טוב, אל תוותרו, נהלו משא ומתן לבבי אך עקשני ובסוף תשיגו מה שאתם רוצים.
בהצלחה!